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La Catégorie 1 s'applique pour les voyages de service de courte durée, c'est-à-dire ceux comportant une absence d'au moins 10 heures (avec départ et retour le même jour) ou pour chaque jour complet d'absence (un jour entre deux nuitées) pour une période maximale de 30 jours calendrier consécutifs. La Catégorie 2 s'applique pour les voyages de longue durée, c'est-à-dire ceux dépassant 30 jours calendrier consécutifs avec un maximum de 24 mois. Les montants sont généralement plus élevés en Catégorie 1 car les frais fixes (transport, etc.) doivent être couverts en peu de jours, alors qu'en Catégorie 2 ces frais sont étalés sur une période plus longue.

L'indemnité journalière forfaitaire couvre les frais de repas du midi et du soir, les frais de boissons et de collations, les frais de transport sur place (taxi, bus, métro, etc.), les frais relatifs aux communications téléphoniques et autres menues dépenses (pourboires, services divers). Ces frais sont considérés comme des remboursements de frais propres à l'employeur et sont exonérés d'impôts lorsque les montants respectent les barèmes officiels publiés par le SPF Affaires étrangères. L'indemnité ne couvre pas les frais de logement, ni les frais de déplacement vers et depuis la destination (avion, train, voiture, etc.), qui doivent être remboursés avec justificatifs.

Le nombre de jours est calculé en mesurant la durée de l'absence. Pour un voyage sans nuitée (départ et retour le même jour), l'indemnité complète est octroyée si l'absence est d'au moins 10 heures. Pour un voyage avec nuitées, l'indemnité complète est octroyée pour chaque jour complet d'absence, c'est-à-dire pour chaque jour qui se situe entre deux nuitées en déplacement. Pour les jours de départ et de retour, selon la nouvelle circulaire 2025/C/70, l'indemnité doit être diminuée proportionnellement si certains frais sont directement pris en charge par l'employeur.

Si votre employeur vous octroie des chèques-repas pour les jours où vous êtes en voyage de service à l'étranger, l'indemnité journalière forfaitaire doit être réduite. La réduction correspond à la part patronale du chèque-repas. De même, si l'employeur prend directement en charge vos repas (par exemple en réservant un repas d'affaires), l'indemnité doit être réduite de 35% pour le repas de midi et de 45% pour le repas du soir. Cette réduction a pour objectif d'éviter un double remboursement : vous ne pouvez pas cumuler un remboursement réel et une indemnité forfaitaire pour les mêmes frais.

Les indemnités forfaitaires qui respectent les montants publiés au Moniteur belge et les barèmes officiels du SPF Affaires étrangères ne sont pas imposables. Elles sont considérées comme des remboursements de frais propres à l'employeur et bénéficient d'une exonération d'impôts et de cotisations de sécurité sociale. Aucun précompte professionnel n'est retenu. Cependant, si vous recevez une indemnité supérieure aux barèmes officiels, cette part excédentaire est imposable et un précompte professionnel doit être retenu. L'employeur peut justifier d'une indemnité plus élevée avec des pièces justificatives démontrant des frais réels supérieurs (factures hôtel, reçus repas, etc.), mais dans ce cas, il ne s'agit plus d'une indemnité forfaitaire et l'avantage doit être mentionné différemment sur votre fiche fiscale.

Ces indemnités forfaitaires s'appliquent aux travailleurs salariés et aux dirigeants d'entreprise qui exercent principalement une activité professionnelle sédentaire et qui effectuent ponctuellement, occasionnellement ou régulièrement des voyages de service à l'étranger. La condition essentielle est que les déplacements à destination et en provenance de l'étranger ne fassent pas partie de l'activité professionnelle journalière normale. Par exemple, un pilote ou un conducteur routier international ne peut pas bénéficier de ces forfaits car les déplacements constituent la nature même de leur travail. Les indépendants ne peuvent pas utiliser ces forfaits ; ils doivent justifier l'authenticité et le montant réels de leurs frais avec des pièces justificatives.

Le fisc accepte un montant minimal de 37,18 euros par jour pour l'indemnité forfaitaire, indépendamment de la destination du voyage. Ce montant est valable depuis longtemps et n'est pas indexé. Cependant, pour la plupart des destinations, les montants publiés dans la liste officielle des pays sont supérieurs à ce minimum de 37,18 euros. Votre employeur peut choisir d'appliquer le montant des barèmes officiels (généralement plus élevé et plus intéressant) ou ce montant minimal de 37,18 euros. L'employeur doit privilégier la solution la plus avantageuse pour le travailleur.

La liste officielle des indemnités publiée au Moniteur belge le 1er août 2025 couvre plus de 130 pays. Cependant, tous les pays du monde n'y figurent pas. Si vous voyagez vers un pays non listifié, vous devez alors justifier vos frais réels avec des pièces justificatives (reçus, factures). Dans certains cas, le fisc accepte que l'indemnité versée soit basée sur celle octroyée par la Belgique pour ses voyages de service internes (actuellement 37,18 euros par jour) si vous ne pouvez pas fournir de barèmes officiels pour votre destination. Vérifiez toujours auprès de votre employeur ou d'un expert-comptable si votre destination figure dans la liste officielle.

Les nouveaux montants publiés au Moniteur belge le 1er août 2025 sont applicables à partir de cette date. C'est la première fois en deux ans et demi que les montants avaient été adaptés (la liste précédente datait de février 2023). Pour les voyages de service qui avaient déjà été décidés avant le 1er août 2025 mais qui n'ont pas encore eu lieu, votre employeur peut appliquer les nouveaux forfaits s'ils sont plus avantageux pour vous. Cela signifie que vous bénéficiez rétroactivement des montants plus élevés si le voyage a lieu après le 1er août 2025.

Les indemnités forfaitaires octroyées respectant les barèmes officiels ne sont pas soumises aux cotisations de sécurité sociale. Elles sont exonérées au même titre qu'elles sont exonérées d'impôts sur le revenu. L'ONSS (Office national de sécurité sociale) accepte que les mêmes indemnités forfaitaires journalières que celles acceptées par le fisc soient octroyées sans cotisations sociales aux travailleurs qui effectuent un voyage de service à l'étranger. Cela signifie que l'employeur ne doit verser ni cotisations patronales ni cotisations salariales sur ces montants.

Si vous prolongez volontairement votre voyage au-delà de la durée initialement prévue, le voyage cesse d'être considéré comme un voyage de service et les indemnités forfaitaires ne s'appliquent plus. De la même manière, si vous vous établissez définitivement à l'étranger ou si vous prenez un poste permanent dans un pays étranger, vous ne pouvez plus bénéficier des indemnités forfaitaires pour voyages de service. Ces indemnités sont conçues pour des missions temporaires et ponctuelles, pas pour des relocalisations permanentes ou des prolongations volontaires au-delà des conditions initialement convenues.

Oui, les montants publiés dans la liste des pays sont des montants maximums, pas des montants obligatoires. Votre employeur peut légalement octroyer une indemnité inférieure à condition qu'elle soit justifiée par les conditions de votre contrat de travail. Cependant, le fisc accepte que les indemnités jusqu'aux montants maximums soient considérées comme un remboursement de frais propres à l'employeur et soient exonérées d'impôts. Si votre employeur verse une indemnité inférieure aux barèmes, celle-ci reste exonérée (elle n'est pas imposable). L'indemnité ne devient imposable que si elle dépasse les barèmes et que l'employeur ne peut pas justifier des frais réels supplémentaires.

Les barèmes officiels sont publiés dans l'Arrêté ministériel du 14 juillet 2025 portant établissement d'indemnités de séjour, publié au Moniteur belge le 1er août 2025. Cette publication officielle émane du SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement. Les barèmes distinguent la Catégorie 1 (voyages de moins de 30 jours) et la Catégorie 2 (voyages de plus de 30 jours). Vous pouvez consulter la liste complète des 130+ pays avec leurs montants spécifiques via le lien ci-dessus. Ces montants varient significativement selon la destination en fonction du coût de la vie réel dans chaque pays.